כך תבחרו אולם לאירוע עסקי :כל השיקולים שחשוב לקחת בחשבון

אירועים עסקיים הם חלק בלתי נפרד מהתנהלותם של כל עסק, ארגון או חברה, ויכולה להיות להם השפעה רבה על הפעילות העסקית. היות שבחירת אולם לקיים בו אירוע תקבע במידה רבה כמה הוא יהיה מוצלח, רצוי להשקיע מחשבה בבחירת האולם המתאים ביותר. בדיוק בשבילכם גיבשנו רשימה של 5 שיקולים שכדאי לקחת בחשבון בבחירת אולם לאירוע העסקי שלכם.

אופי האירוע ומטרתו

הדבר החשוב ביותר שיש לקחת בחשבון הוא אופי האירוע או המטרה לשמה הוא נערך.

בהתאם לכך תוכלו להחליט איזה אולם ייתן מענה טוב יותר לצרכים. אם האירוע העסקי המתוכנן הוא כנס מקצועי שנועד להעשיר את העובדים, דרוש לכם אולם מסוג מסוים, כזה שיש בו חדר סגור ללא גירויים רבים, המעודד ריכוז ולמידה. לעומת זאת, אם מדובר באירוע השקה של מוצר חדש, אתם וודאי תרצו אולם אלגנטי, שיש בו גינה חיצונית יפהפייה שתאפשר מינגלינג בין המוזמנים.

מזג האוויר בחוץ

רצוי גם לקחת בחשבון את מזג האוויר, כדי לבחור אולם שיאפשר למוזמנים ליהנות מנוחות אקלימית- ללא קשר לאקלים שבחוץ. הכוונה היא, שאם האירוע שלכם צפוי להתקיים ביום חם במיוחד, חשוב לבחור אולם שיאפשר למוזמנים לברוח מהחום שבחוץ. בניגוד לכך, אם האירוע שלכם מתוכנן בתקופה של גשמים, אתם תצטרכו לבחור לוקיישן שיאפשר לאורחים להרגיש חמים ונעים למרות מזג האוויר הסוער המשתולל בחוץ. אולם אידיאלי, הוא כזה שכולל גם רחבה חיצונית, אצילית, אלגנטית ומרשימה, וגם אולם פנימי, שהוא חדר סגור, בו יכולים לשהות האורחים כאשר חם או קר מידי בחוץ. 

האווירה והאנרגיה בגן האירועים

חשוב מאוד לבקר באולם או בגן האירועים ולהתרשם מהאווירה שקיימת בהם. גם כאשר מוצאים אולם שעונה על כל הקריטריונים ה"יבשים" שברשימה, חשוב להרגיש את האנרגיה שיש בו ולוודא שהאווירה בו מתאימה לאירוע. אולם, למשל, יכול לפעמים להיראות מרשים מאוד מבחוץ, אך כאשר נכנסים אליו הוא נראה קודר, מנוכר ומחניק. לכן, חשוב להיכנס פנימה, לחוש את האווירה, ולוודא, כי היא מתאימה לאופי האירוע ולמזומנים שאמורים להשתתף בו. 

הגישה של צוות המקום

במהלך אירוע עסקי אתם תזדקקו לצוות הכי "תקתקן" שיש, שייתן מענה לכל צורך ולכל דרישה שיעלו במהלך הערב, וכל זה באופן מסביר פנים, נעים ואוהב. מומלץ להיפגש עם צוות גן האירועים מבעוד מועד, לוודא שאתם משדרים על אותו גל ושיש ביניכם כימיה. כך תוכלו להיות בטוחים, שכל האינטראקציה ביניכם לבין צוות המקום במהלך האירוע תשרת את תועלת האירוע ואת מוזמניו.

מחפשים מקום לקיים בו אירוע פרטי? כל השאלות שצריך לשאול

כיום יותר ויותר אנשים חוגגים אירועים פרטיים מחוץ לבית. בין אם זוהי כמות האנשים הגדולה, שהבית שלנו לא ממש בנוי להכיל, בין אם מדובר בחוסר הפניות שלנו להקדיש זמן להכנת הבית לאירוח של כמות גדולה של אנשים ובין אם זוהי הסיבה הפשוטה שאירוע פרטי בבית הוא פחות מיוחד- הרוב העיקרי מעדיף לציין שמחות משפחתיות בגן אירועים, בחצר או באולם ייעודיים. אם אתם מחפשים מקום ייעודי שכזה, קבלו את כל השאלות שעליכם לשאול כדי לבחור את המקום המושלם לאירוע.

1. מהו אופי האירוע?
   אירועים שונים זה מזה באופי שלהם, והמקום לציון האירוע צריך להיבחר כנגזרת של אופיו. לחתונה, למשל, דרוש אולם אלגנטי, שמעוצב עם המון אהבה, ליום הולדת משפחתית תספיק חצר אירועים קטנה ולחגיגת חתונת הזהב של סבתא וסבא יתאים מקום עם ניחוח של פעם, עם שיק עתיק וקריצה נוסטלגית.
    
2. כמה אנשים מוזמנים לאירוע?
   מן הסתם, אתם חייבים לבחור לוקיישן גדול מספיק כדי לארח את כל המוזמנים שלכם. יחד עם זאת, אם מדובר באירוע בזעיר אנפין, אין סיבה לבחור במקום רחב ידיים. אירועים יכולים לכלול 10 משתתפים, שהם בני המשפחה הקרובה ביותר, וישנם כאלה המונים גם מאות של אנשים. שאלת כמות האנשים הצפויה היא שאלה מרכזית שחשוב להתעכב עליה.
    
3. האם המקום מציע שירותי קייטרינג?
   היום אין דבר כזה אירוע בלי אוכל. ישראלים הם עם שאוהב לאכול, ולכן אוכל תופס מקום מרכזי, אם לא את המרכזי ביותר, בכל חגיגה. בהנחה שאתם לא רוצים לעמוד במטבח כמה ימים כדי לדאוג לשירותי ההסעדה בעצמיכם, צריך לבדוק אם המקום מציע שירותי קייטרינג. ישנם אולמות אירועים שמציעים שירות כזה וישנם שלא מציעים, ובמקרה כזה תצטרכו לפנות לחברה חיצונית המספקת שירותי קייטרינג.
   חשוב כמובן גם לדעת איזה תפריט מציע המקום כדי לבדוק האם הוא מתיישב עם הצרכים הקולינריים של המוזמנים שלכם.
    
4. כמה זה עולה לנו?
   שאלת התקציב היא השאלה החשובה ביותר בבחירת מקום לאירוע פרטי. זה נהדר לחלום על לוקיישן קסום על חוף הים, אבל אם אין לכם תקציב לכך, העניין מהר מאוד יירד מהפרק. הגדירו מראש את התקציב שעומד לרשותכם, כדי שתוכלו להבין אלו אופציות רלוונטיות לכם ואלו אופציות תצטרכו לפסול על הסף.
    
5. היכן ממוקם הלוקיישן?
   כדי לא להכביד על האורחים שלכם, רצוי, במידה וזה אפשרי, שלא לקיים אירועים בקצוות הכי קיצוניים של הארץ. באר-שבעיים, למשל, יצטרכו לעבור מסע כומתה כדי להגיע לאירוע שלכם אם תחליטו לקיים אותו בגליל, וחבל להוציא להם את המיץ עוד לפני שהם בכלל הגיעו לחגיגה. כדי לעשות את זה נוח ונגיש, רצוי לבחור לוקיישן שממוקם פחות או יותר במרכז הארץ.

טיפים לתכנון חתונה בחוף הים

במידה ואתם שוקלים לבחור גן אירועים בשרון היושב על הים, ישנם כמה דברים שחשוב שתדעו.

גני אירועים בשרון על הים הם אמנם יפהפיים, קסומים ורומנטיים, אך עדיין, תנאי הסביבה (שמש חזקה, רוח, חול וחום) מצריכים התייחסות מיוחדת.

על מה חשוב לשים דגש, כאשר בוחרים גן אירועים בשרון היושב בקרבת הים? הנה מספר טיפים:

התחשבו באורחיכם - אמנם חתונה בים והליכה על החול הזהוב והרך נראים לכם כמו התגשמות של חלום, אך לאנשים אחרים חוויה כזו עשויה להיות משונה, במיוחד אם הם מבוגרים. לכן, נסו לארגן את טקס קבלת הפנים במקום יותר פורמאלי ולא על שפת הים עצמה. לדוגמה, תוכלו לבחור בגבעה יפה עם דשא, המשקיפה למרחבים. את מסיבת הריקודים תוכלו לערוך על החוף עצמו; האורחים המבוגרים יותר ידירו משם את רגליהם בכל מקרה.

התלבשו בהתאם ויידעו את אורחיכם – כמובן שלבוש שצריך להתאים לחוף הים הוא שונה לחלוטין מחתונה "רגילה" באיזה גן אירועים יותר "נורמאלי" – הוא הרבה יותר יומיומי וקז'ואל. כדאי לידע את האורחים שמדובר בחתונה על הים, כדי שהם לא "יפדחו" את עצמם ויגיעו בלבוש יותר מידי אלגנטי. לבוש כזה יראה מצחיק ומוזר בחתונה הקלילה שלכם.

בחרו את השעה של החתונה בחכמה – רוב חופי הים לא מציעים עצים ומחסה מהשמש. במידה ואתם מקיימים חתונה בקיץ, יתכן שעדיף להתחתן בשעת בין ערביים ולא באמצע הצהריים. אם תתחתנו באמצע יום שרבי, האורחים שלכם עלולים לחטוף מכת חום ולהתעלף – מה שעלול לפגוע בהנאה מהחתונה.

במידה ואתם מתחתנים בערב, קבעו את החופה לזמן השקיעה – יש גם יתרון נוסף לחתונה בשעת בין ערביים: השקיעה תצבע את השמים בצבעים עזים ורומנטיים וכל האורחים יתמוגגו מעונג. התמונות שלכם מהחתונה תהיינה מושלמות. כמובן שיש לתכנן בקפידה ובהתאם את זמן החופה, כך שהיא תיערך במקביל לשעת השקיעה.

אל תמקמו את החופה סמוך מידי לים – זוגות המתחתנים בים חולמים על חופה אשר סמוכה לקו המים ומשקיפה לים. אך כדאי לדעת, כי אם החופה ממוקמת קרוב מידי לים, האורחים פשוט לא ישמעו כלום והנדרים שלכם יבלעו ברעש הגלים המתנפצים על החוף.

בררו לגבי הנושא של מזיקים – גן אירועים הסמוך לים עשוי להכיל מגוון חרקים מעופפים. הנוכחות של החרקים אלו תלויה בעונה. יתושים, זבובים וברחשים עשויים להיות מטרד של ממש. חשוב לבדוק עם הגן שהנושא הזה מטופל במלואו. ישנם נרות מיוחדים אשר מבריחים את המזיקים ועוד פתרונות אחרים שאותו גן אירועים שבחרתם צריך לדאוג להם.

מאמרים מומלצים:

• גני אירועים: הגבול הדק בין פשרה לכניעה
• גני אירועים והאירוע הייחודי
• למה כדאי להשקיע בצילומי חתונה